Um contrato novo pode colocar o ônibus na estrada, aumentar o faturamento da empresa e, ainda assim, reduzir a margem da operação. No segmento de fretamento de passageiros, esse risco aparece principalmente quando a proposta comercial é formada a partir de referências de mercado ou estimativas, sem que todos os custos do serviço sejam efetivamente conhecidos.
Combustível, manutenção, pneus e pedágios são despesas percebidas com facilidade no cotidiano da operação. Mas a conta não termina aí. Salários e encargos, depreciação do ônibus, seguros, licenciamento, períodos de ociosidade e impostos também participam do custo de um contrato e podem transformar uma operação aparentemente rentável em um resultado abaixo do esperado.
A Contabilidade Taurus, especializada no setor de transporte de passageiros e fretamento, defende que a definição do preço seja baseada nos números reais de cada empresa, e não apenas no faturamento projetado. A análise envolve quatro etapas principais: identificar custos variáveis, calcular custos fixos, chegar ao custo por quilômetro e incorporar corretamente a carga tributária antes da definição da margem.
Conteúdo produzido em parceria com a Contabilidade Taurus.
Faturar mais não significa necessariamente lucrar mais
Uma das armadilhas na gestão de empresas de transporte está em analisar um novo contrato apenas pelo volume de receita que ele poderá gerar.
Um serviço pode aumentar a quilometragem rodada, ocupar veículos disponíveis e ampliar o faturamento mensal. Mas isso não significa, isoladamente, que haverá aumento de lucro.
Quanto mais o ônibus roda, mais recursos são consumidos. Além dos gastos diretamente relacionados às viagens, existem despesas que continuam incidindo sobre a frota independentemente de o veículo estar ou não em operação.
O material desenvolvido pela Taurus destaca justamente essa diferença entre faturamento e resultado efetivo: para avaliar um contrato, é necessário saber quanto custa colocar aquele veículo em operação e quanto permanece na empresa depois das despesas e dos tributos.
Passo 1: identifique todos os custos variáveis
A primeira etapa da precificação envolve os custos variáveis, ou seja, aqueles que aumentam conforme o veículo percorre mais quilômetros.
Entre os principais estão:
- combustível;
- manutenção;
- pneus;
- pedágios.
Essas despesas precisam ser consolidadas dentro de um período definido para que o empresário consiga identificar quanto a operação consome à medida que a frota circula.
O combustível costuma receber grande atenção porque representa um gasto frequente e facilmente identificável. Entretanto, desconsiderar a evolução do desgaste dos pneus, a manutenção decorrente da utilização ou os pedágios percorridos pode distorcer o cálculo final.
Passo 2: custos fixos continuam mesmo quando o ônibus está parado
O segundo grupo é formado pelos custos fixos.
São despesas que continuam existindo mesmo nos períodos em que o veículo permanece na garagem.
Entram nessa conta itens como salário e encargos do motorista, depreciação do ônibus, IPVA, licenciamento e seguro.
Outro fator importante é a ociosidade da frota.
Um ônibus disponível entre dois contratos continua gerando custos, ainda que naquele período não esteja produzindo receita. Se essa ociosidade não for considerada na estrutura de custos, parte da despesa real da empresa fica fora da formação do preço.
Por isso, conhecer apenas o gasto da viagem específica não é suficiente para determinar quanto deve ser cobrado.
Passo 3: custo por quilômetro mostra quanto a operação efetivamente custa
Depois de reunir despesas fixas e variáveis, a empresa pode chegar a um dos indicadores mais importantes para a formação do preço: o custo por quilômetro.
A lógica do cálculo é:
Custo por km = (custos fixos totais + custos variáveis totais) ÷ quilômetros rodados no período
O resultado mostra quanto, em média, cada quilômetro percorrido representa em custo para aquela operação.
Esse indicador cria uma referência baseada na realidade econômica da própria empresa.
Em vez de definir a proposta apenas observando quanto o concorrente cobra ou quanto o cliente pretende pagar, o transportador passa a conhecer o valor necessário para suportar efetivamente a operação.
Um mesmo preço não funciona necessariamente para empresas diferentes
O custo por quilômetro também evidencia por que duas transportadoras podem precisar cobrar preços diferentes pelo mesmo tipo de serviço.
Uma empresa pode possuir veículos com depreciação diferente, custos administrativos maiores, outra estrutura de motoristas, índices distintos de consumo de combustível ou maior período de ociosidade.
Essas diferenças mudam o custo real da operação.
Assim, usar exclusivamente referências externas pode levar a uma proposta incompatível com a estrutura econômica de determinada empresa.
Passo 4: impostos precisam entrar na conta antes da margem
Depois da análise dos custos operacionais, existe uma camada decisiva: a carga tributária.
O imposto incidente sobre a receita do contrato precisa ser considerado durante a formação do preço, antes da definição da margem esperada.
O material da Taurus chama atenção para o fato de que a tributação pode mudar conforme o regime tributário da transportadora, a forma de documentação do serviço e a possibilidade de utilização de créditos tributários. Lucro Real e Lucro Presumido, por exemplo, podem gerar resultados diferentes sobre o mesmo faturamento.
Também existem diferenças relacionadas ao tipo de serviço e à documentação fiscal utilizada, como fretamento contínuo ou eventual, CT-e OS e BP-e. Dependendo do regime adotado, gastos com diesel, pneus e manutenção também podem interferir nos créditos disponíveis e, consequentemente, no resultado final do contrato.
Preço precisa reunir custo, tributação e margem
Depois de identificadas essas etapas, a lógica da precificação passa a considerar três componentes:
custo operacional + carga tributária + margem desejada.
A margem não deve ser confundida com o valor que sobra depois de pagar apenas combustível, motorista e pedágio.
Para representar efetivamente o retorno da operação, ela precisa ser calculada depois que os diferentes custos e tributos relacionados ao contrato forem incorporados.
Caso contrário, uma margem aparentemente positiva pode ser reduzida ou até eliminada por despesas que ficaram fora da análise inicial.
Depreciação é um dos custos que podem passar despercebidos
Entre as despesas menos visíveis está a depreciação do veículo.
Diferentemente do abastecimento ou de uma troca de pneus, a perda de valor do ônibus não aparece diariamente como um pagamento realizado pela empresa.
Mas o veículo perde valor econômico ao longo do tempo e de sua utilização.
Por isso, ignorar a depreciação na formação do custo pode fazer com que a operação gere caixa no curto prazo sem remunerar adequadamente o investimento realizado na aquisição e renovação da frota.
Ociosidade também precisa ser medida
Outro ponto frequentemente negligenciado é o tempo durante o qual o veículo permanece sem produzir receita.
Se um ônibus trabalha apenas em determinados horários ou permanece vários dias sem contrato, os custos ligados à sua propriedade não desaparecem.
A empresa continua arcando com depreciação, seguros, licenciamento e outros gastos.
Por essa razão, a taxa de utilização da frota interfere diretamente na formação do custo e precisa ser acompanhada junto aos demais indicadores da operação.
Reforma tributária adiciona nova variável aos contratos
O planejamento dos contratos também passa a exigir atenção às mudanças provocadas pela reforma tributária.
Segundo o material elaborado pela Taurus, a transição para IBS e CBS altera a estrutura tributária e faz com que decisões tomadas atualmente possam produzir efeitos ao longo dos próximos anos.
Nesse cenário, a análise não se limita apenas ao preço praticado hoje.
Contratos de maior duração precisam considerar como as mudanças tributárias poderão repercutir sobre a rentabilidade da operação durante sua vigência.
Contabilidade gerencial ajuda a transformar números em decisão
Para a Taurus, uma precificação consistente depende de informações confiáveis sobre a própria empresa.
Dados como depreciação, custos da frota, estrutura tributária e resultado dos contratos precisam estar refletidos adequadamente nas demonstrações contábeis e controles gerenciais.
A empresa afirma atuar exclusivamente com o setor de transporte de passageiros e fretamento, atendendo mais de 200 empresas em 21 estados. A proposta é utilizar as informações contábeis não apenas para cumprimento das obrigações fiscais, mas também como suporte à tomada de decisões empresariais.
Isso permite analisar individualmente fatores como regime tributário, documentação fiscal, créditos disponíveis e margem efetiva de cada operação.
Quatro passos ajudam a verificar se um contrato realmente compensa
Antes de apresentar uma proposta de fretamento, a análise pode ser estruturada em quatro pontos principais:
- Levantar os custos variáveis, incluindo combustível, pneus, manutenção e pedágios;
- Mapear os custos fixos, como salários, encargos, depreciação, seguros, documentação e ociosidade;
- Calcular o custo por quilômetro, utilizando os custos totais e a quilometragem efetivamente rodada;
- Incluir a carga tributária aplicável à operação antes de determinar a margem.
A principal mudança de perspectiva está em abandonar uma análise centrada apenas no valor total do contrato.
Um serviço pode parecer comercialmente interessante pelo faturamento gerado, mas sua viabilidade só fica clara depois que o empresário conhece quanto custa executar aquela operação e quanto efetivamente permanece como resultado.
Para uma empresa de fretamento, portanto, o preço correto não começa na proposta enviada ao cliente. Ele começa nos números da própria operação.
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